ΠΡΟΣΤΑΣΙΑ ΠΡΟΣΩΠΙΚΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ
1. ΣΚΟΠΟΣ ΤΗΣ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΚΑΙ ΣΥΝΕΠΕΙΕΣ ΜΗ ΠΑΡΟΧΗΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΑΠΟ ΤΟΥΣ ΧΡΗΣΤΕΣ ΤΗΣ ΙΣΤΟΣΕΛΙΔΑΣ
Το Υπουργείο Εξωτερικών είναι ο Υπεύθυνος Επεξεργασίας και επεξεργάζεται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα για καθορισμένους, ρητούς και νόμιμους σκοπούς και διασφαλίζει ότι δεν διενεργείται οποιαδήποτε περαιτέρω επεξεργασία κατά τρόπο ασύμβατο προς τους σκοπούς αυτούς. Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα τα οποία τυγχάνουν επεξεργασίας, είναι τα κατάλληλα, συναφή και περιορίζονται στο αναγκαίο, για τους σκοπούς για τους οποίους υποβάλλονται σε επεξεργασία. Το Υπουργείο Εξωτερικών προβαίνει στις απαραίτητες ενέργειες ώστε τα δεδομένα να είναι ακριβή και, όπου κρίνεται αναγκαίο, να επικαιροποιούνται.
Η επεξεργασία γίνεται για τους εξής σκοπούς:
Οι Διευθύνσεις/Μονάδες του Υπουργείου Εξωτερικών επεξεργάζονται προσωπικά δεδομένα στο πλαίσιο εκτέλεσης των αρμοδιοτήτων τους και στο πλαίσιο των πιο πάνω σκοπών, τα οποία περιλαμβάνουν μεταξύ άλλων:
2. ΣΕ ΠΟΙΟΥΣ ΚΟΙΝΟΠΟΙΕΙ ΔΕΔΟΜΕΝΑ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΧΑΡΑΚΤΗΡΑ ΤΟ ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΕΞΩΤΕΡΙΚΩΝ
Το Υπουργείο Εξωτερικών, συμμoρφούμενο με τις σχετικές νομοθεσίες κοινοποιεί δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, σε άλλες αρμόδιες Δημόσιες Αρχές, ήτοι, καθ’ ύλην αρμόδια Υπουργεία, Τμήματα ή/και Υπηρεσίες, πχ. στο Υπουργείο Εσωτερικών, για θέματα θεωρήσεων εισόδου, έκδοσης ταυτοτήτων και πιστοποιητικών λόγω σχετικής αρμοδιότητας, με βάση τα αιτήματα που υποβάλλονται μέσω του Υπουργείου Εξωτερικών.
3. ΔΙΑΒΙΒΑΣΗ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΧΑΡΑΚΤΗΡΑ ΣΕ ΤΡΙΤΕΣ ΧΩΡΕΣ Ή ΔΙΕΘΝΗ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟ
Στις αρμοδιότητες του Υπουργείου Εξωτερικών περιλαμβάνεται η διαβίβαση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σε τρίτες χώρες ή διεθνείς οργανισμούς.
4. ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΧΑΡΑΚΤΗΡΑ
Τα έγγραφα του Υπουργείου Εξωτερικών τα οποία περιέχουν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα τηρούνται σε ηλεκτρονική μορφή στο ηλεκτρονικό σύστημα αρχειοθέτησης φακέλων (eoasis) και ενίοτε διατηρούνται σε έντυπη μορφή, σε φακέλους. Ο χρόνος αποθήκευσης εξαρτάται αφενός από την διεκπεραίωση μίας υπόθεσης και αφετέρου στην διατήρηση αρχείου με διαθέσιμα χρήσιμα στοιχεία που είναι δυνατόν να χρειαστούν στο μέλλον, είτε από τους αιτητές, είτε από το Υπουργείο που καλείται να τους εξυπηρετήσει και απορρέει από τις υποχρεώσεις του Υπουργείου βάσει των σχετικών νομοθεσιών. Περαιτέρω, λαμβάνονται υπόψιν και οι διατάξεις του περί Κρατικού Αρχείου Νόμου του 1991 (Ν.208/1991).
5. ΔΙΚΑΙΩΜΑΤΑ ΤΩΝ ΥΠΟΚΕΙΜΕΝΩΝ ΤΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΧΑΡΑΚΤΗΡΑ
Τα δικαιώματα των υποκειμένων των δεδομένων περιλαμβάνονται στον Γενικό Κανονισμό (ΓΚΠΔ) της ΕΕ, 2016/679, [ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ (ΕΕ) 2016/679 ΤΟΥ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟΥ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟΥ ΚΑΙ ΤΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟΥ της 27ης Απριλίου 2016 για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και για την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών και την κατάργηση της οδηγίας 95/46/ΕΚ (Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων)], ο οποίος δημοσιεύτηκε στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης την 4.5.2016, ιδιαίτερα στις αιτιολογικές σκέψεις 63–70 και στα Άρθρα 15-21, ήτοι, δικαιώματα πρόσβασης, διόρθωσης, διαγραφής, περιορισμού επεξεργασίας, γνωστοποίησης, φορητότητας και εναντίωσης.Επεξηγηματικά σημειώνεται ότι το υποκείμενο των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα έχει το δικαίωμα υπό συγκεκριμένες προϋποθέσεις να απαιτήσει από τον Υπεύθυνο Επεξεργασίας, χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση, τη διόρθωση ανακριβών δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που τον αφορούν, την διαγραφή δεδομένων που τον αφορούν και την εξασφάλιση περιορισμού της επεξεργασίας των δεδομένων. Τα δικαιώματα ασκούνται με την υποβολή σχετικού γραπτού αιτήματος στον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων.
6. ΓΝΩΣΤΟΠΟΙΗΣΗ ΤΩΝ ΑΛΛΑΓΩΝ ΤΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΧΑΡΑΚΤΗΡΑ ΣΤΟΥΣ ΑΠΟΔΕΚΤΕΣ
Ο Υπεύθυνος Επεξεργασίας Δεδομένων ανακοινώνει κάθε διόρθωση ή διαγραφή δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα ή περιορισμό της επεξεργασίας των δεδομένων που διενεργεί σε κάθε αποδέκτη στον οποίο γνωστοποιήθηκαν τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα. Ο Υπεύθυνος Επεξεργασίας ενημερώνει το υποκείμενο των δεδομένων σχετικά με τους εν λόγω αποδέκτες εφόσον αυτό ζητηθεί από το υποκείμενο των δεδομένων.
7. ΑΝΑΚΛΗΣΗ ΤΗΣ ΣΥΓΚΑΤΑΘΕΣΗΣ
Το υποκείμενο των δεδομένων έχει δικαίωμα να ανακαλέσει τη συγκατάθεσή του ανά πάσα στιγμή. Η ανάκληση της συγκατάθεσης δεν θίγει τη νομιμότητα της επεξεργασίας που βασίστηκε στη συγκατάθεση προ της ανάκλησής της. Πριν την παροχή της συγκατάθεσης, το υποκείμενο των δεδομένων ενημερώνεται σχετικά.
8. ΔΙΚΑΙΩΜΑ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΠΑΡΑΠΟΝΟΥ ΕΝΑΝΤΙΟΝ ΤΟΥ ΥΠΟΥΡΓΕΙΟΥ ΕΞΩΤΕΡΙΚΩΝ ΣΤΗΝ ΕΠΟΠTΙΚΗ ΑΡΧΗ
Κάθε υποκείμενο των δεδομένων (το φυσικό πρόσωπο στο οποίο αναφέρονται τα δεδομένα) έχει το δικαίωμα εάν πιστεύει ότι οποιοδήποτε από τα δικαιώματα του έχει παραβιασθεί ή εάν θεωρεί ότι η επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που το αφορά παραβαίνει το Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων (ΓΚΠΔ), να υποβάλει καταγγελία στην αρμόδια Εποπτική Αρχή (Επίτροπο Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα). Σχετικά στοιχεία επικοινωνίας υπάρχουν στην ιστοσελίδα της www.dataprotection.gov.cy
9. ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ
Το Υπουργείο Εξωτερικών, σύμφωνα με τον Κανονισμό (ΕΕ) 2016/679, όρισε Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων (ΥΠΔ,) και τα υποκείμενα των δεδομένων μπορούν να επικοινωνούν μαζί του, για θέματα που σχετίζονται με την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων τους και με την άσκηση των δικαιωμάτων τους, σύμφωνα με τον Κανονισμό (ΕΕ) 2016/679.
Επικοινωνία με τον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων (DPO) του Υπουργείου Εξωτερικών ως ακολούθως:
Στην ηλεκτρονική διεύθυνση: dpo@mfa.gov.cy
Στην ταχυδρομική διεύθυνση: Υπουργείο Εξωτερικών, Λεωφόρος Προεδρικού Μεγάρου, 1447 Λευκωσία (Υπόψη Υπεύθυνου Προστασίας Δεδομένων)