29 Δεκ. 2021 - Πρόσκληση Δήλωσης Ενδιαφέροντος για Ενοικίαση/Παραχώρηση Άδειας Χρήσης Ακινήτου για τη Μόνιμη Γραμματεία Τριμερών Μηχανισμών

Πρόσκληση Δήλωσης Ενδιαφέροντος για την Ενοικίαση/Παραχώρηση Άδειας Χρήσης Ακινήτου για Στέγαση της Μόνιμης Γραμματείας Τριμερών Μηχανισμών

1. Το Υπουργείο Εξωτερικών απευθύνει πρόσκληση για εκδήλωση ενδιαφέροντος από νομικά ή φυσικά πρόσωπα με σκοπό την ενοικίαση ή την παραχώρηση σε αυτό άδειας χρήσης ακινήτου, για κάλυψη των στεγαστικών αναγκών της υπό σύσταση Μόνιμης Γραμματείας Τριμερών Μηχανισμών. Ως καταληκτική ημερομηνία εκδήλωσης ενδιαφέροντος ορίζεται η 10/1/2022.

2. Το ακίνητο που θα επιλεγεί θα πρέπει να πληροί όλα τα γενικά και τεχνικά χαρακτηριστικά που περιγράφονται κατωτέρω στην παρούσα πρόσκληση.

3. Το ακίνητο που θα επιλεγεί θα πρέπει να είναι έτοιμο για παράδοση το αργότερο  εντός 2 (δύο) μηνών από την ημερομηνία κοινοποίησης προς τον Ιδιοκτήτη του επιλεγέντος ακινήτου, της απόφασης του Υπουργείου Εξωτερικών για σύναψη Συμφωνίας Ενοικίασης/Παραχώρησης Άδειας χρήσης του ακινήτου. Στην πιο πάνω προθεσμία περιλαμβάνεται και το χρονικό διάστημα το οποίο θα απαιτηθεί για την υλοποίηση τυχόν κτιριακών τροποποιήσεων οι οποίες ενδεχομένως να ζητηθούν από το Υπουργείο Εξωτερικών, οι δε οποιεσδήποτε τέτοιες τροποποιήσεις ώστε το ακίνητο να διαμορφωθεί κατάλληλα, θα γίνουν από τον Ιδιοκτήτη, με κόστος του ιδίου και με βάση τις κτιριολογικές απαιτήσεις.

4. Η περίοδος ενοικίασης/παραχώρησης άδειας χρήσης ορίζεται σε τρία (3) έτη.

5. Η διαδικασία που θα ακολουθηθεί από την υποβολή δήλωσης ενδιαφέροντος μέχρι την υπογραφή της συμφωνίας ενοικίασης/παραχώρησης χρήσης του ακινήτου περιλαμβάνει τα ακόλουθα στάδια:

1. υποβολή δήλωσης ενδιαφέροντος από νομικά ή φυσικά πρόσωπα,
2. αξιολόγηση των δηλώσεων ενδιαφέροντος που θα υποβληθούν,
3. διαπραγμάτευση με τον ιδιοκτήτη του ακινήτου που θα επιλεγεί,
4. κοινοποίηση, προς τον Ιδιοκτήτη του επιλεγέντος ακινήτου, της απόφασης του Υπουργείου Εξωτερικών για σύναψη Συμφωνίας Ενοικίασης/Παραχώρησης Άδειας χρήσης του ακινήτου,
5. διαμόρφωση ακινήτου βάσει των αναγκών της Μόνιμης Γραμματείας Τριμερών Μηχανισμών και των απαιτήσεων των Αρμοδίων Αρχών,
6. υπογραφή της Συμφωνίας Ενοικίασης/Παραχώρησης άδειας χρήσης του ακινήτου.

 

ΓΕΝΙΚΑ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ

6. Το ακίνητο θα πρέπει να πληροί τις κάτωθι προϋποθέσεις/γενικά χαρακτηριστικά:

1. Θα πρέπει να είναι κατάλληλα διαμορφωμένο ως γραφειακός χώρος, συνολικού εμβαδού 280 τ.μ., με απόκλιση ±15% και να είναι επιπλωμένο ή μη. Οι γραφειακοί χώροι και η αναγκαία επίπλωση καθορίζονται στον Πίνακα Υπολογισμού Αναγκαίων Εμβαδών, ο οποίος επισυνάπτεται ως Παράρτημα Α.
2. Θα πρέπει να διαθέτει τουλάχιστον 6 (έξι) χώρους στάθμευσης εργαζομένων και επισκεπτών.
3. Το ακίνητο θα πρέπει να βρίσκεται στο ευρύτερο κέντρο της Λευκωσίας, κατά προτίμηση σε ακτίνα 3 χιλιομέτρων από το Υπουργείο Εξωτερικών.
4. Ο ιδιοκτήτης του ακινήτου θα πρέπει κατά την υποβολή της δήλωσης ενδιαφέροντος να έχει εξασφαλισμένες όλες τις απαιτούμενες από την ισχύουσα Νομοθεσία άδειες (μεταξύ άλλων πολεοδομική άδεια και άδεια οικοδομής), Πιστοποιητικό Τελικής Έγκρισης, όπως αυτό ορίζεται στον περί Ρυθμίσεως Οδών και Οικοδομών Νόμο, καθώς και άδεια χρήσης του ακινήτου ως γραφειακού χώρου. Διευκρινίζεται ότι, δεν θα εξεταστεί καμία περίπτωση ακινήτου εάν αυτό δεν διαθέτει κατά την υποβολή δήλωσης ενδιαφέροντος όλα τα πιο πάνω πιστοποιητικά. 
5. Η διαμόρφωση του ακινήτου και ο διαχωρισμός των χώρων αυτού, θα πρέπει να γίνει σύμφωνα με τις ανάγκες της Μόνιμης Γραμματείας Τριμερών Μηχανισμών, στη βάση του Πίνακα Υπολογισμού Αναγκαίων Εμβαδών, ο οποίος επισυνάπτεται ως Παράρτημα Α, καθώς και ενδεικτικών σχεδίων που θα ετοιμαστούν από τα αρμόδια Τμήματα της Κυπριακής Δημοκρατίας βάσει του εν λόγω πίνακα και του υπό αξιολόγηση ακινήτου. Διευκρινίζεται ότι, οποιαδήποτε δαπάνη απαιτηθεί για το διαχωρισμό και διαμόρφωση του ακινήτου θα βαρύνει αποκλειστικά τον Ιδιοκτήτη.

 

ΤΕΧΝΙΚΑ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ

7. Το ακίνητο θα πρέπει να πληροί τις κάτωθι τεχνικές προδιαγραφές/τεχνικά χαρακτηριστικά:

1. Το ακίνητο θα πρέπει να διαθέτει κατάλληλους χώρους για την κυκλοφορία των χρηστών, τους απαραίτητους χώρους υγιεινής (κουζίνα, τουαλέτες για άνδρες, γυναίκες και για άτομα με αναπηρία), βοηθητικούς χώρους και ούτω καθεξής, σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία.
2. Το ακίνητο και το κτίριο επί του οποίου βρίσκεται το ακίνητο, θα πρέπει να παρέχει τη δυνατότητα πρόσβασης και διακίνησης σε άτομα με αναπηρία ενώ το ακίνητο ή και το κτίριο επί του οποίου βρίσκεται το ακίνητο θα πρέπει να διαθέτει τουλάχιστον ένα χώρο στάθμευσης ΑΜΕΑ.
3. Το ακίνητο θα πρέπει να διαθέτει σύστημα κλιματισμού/ θέρμανσης, ανελκυστήρα, δομημένη καλωδίωση (structured cabling) για σκοπούς λειτουργίας δικτύων επικοινωνίας ηλεκτρονικών υπολογιστών και τηλεφωνικών συστημάτων καθώς και σύστημα πυρασφάλειας και πυρανίχνευσης. Το ακίνητο θα πρέπει, επίσης, να διαθέτει σύστημα συναγερμού, κλειστό κύκλωμα βιντεοπαρακολούθησης και ελέγχου πρόσβασης ή να διαθέτει την υποδομή για εγκατάσταση τέτοιων συστημάτων καθώς και οποιωνδήποτε άλλων αναγκαίων ηλεκτρομηχανολογικών εγκαταστάσεων. Σε περίπτωση κατά την οποία το Υπουργείο Εξωτερικών ή οποιαδήποτε αρμόδια Υπηρεσία της Κυπριακής Δημοκρατίας ζητήσει την εγκατάσταση οποιωνδήποτε άλλων ηλεκτρομηχανολογικών εγκαταστάσεων, ο Ιδιοκτήτης θα υπέχει υποχρέωση να προβεί στην εγκατάσταση αυτών με δικά του έξοδα, στη βάση σχετικών προς τούτο καθοδηγητικών υποδείξεων του Τμήματος Ηλεκτρομηχανολογικών Υπηρεσιών της Κυπριακής Δημοκρατίας.
4. Το ακίνητο θα πρέπει να διαθέτει στο ισόγειο και/ή εξωτερικό του χώρο τη δυνατότητα εγκατάστασης φυλακίου για φρούρηση/ασφάλεια.
5. Το ακίνητο θα πρέπει να διαθέτει πιστοποιητικό ενεργειακής απόδοσης τουλάχιστον Κλάσης Β. Δεν θα εξεταστεί καμία περίπτωση ακινήτου εάν κατά την εκδήλωση ενδιαφέροντος δεν διαθέτει πιστοποιητικό ενεργειακής απόδοσης Κλάσης Β ή αντώτερης. Σε περίπτωση που το ακίνητο διαθέτει Πιστοποιητικό Ενεργειακής Απόδοσης Α, αυτό θα θεωρηθεί ως πλεονέκτημα.
6. Το ακίνητο θα πρέπει να διαθέτει τουλάχιστον 4 χώρους στάθμευσης για το προσωπικό και τουλάχιστον 2 χώρους στάθμευσης επισκεπτών. Οι χώροι στάθμευσης θα πρέπει να βρίσκονται εντός του κτιρίου ή σε χώρο που θα γειτνιάζει με αυτό. Διευκρινίζεται ότι, ο Ιδιοκτήτης οφείλει να εξασφαλίσει για αποκλειστική και δωρεάν χρήση από τη Μόνιμη Γραμματεία Τριμερών Μηχανισμών όσους χώρους στάθμευσης τυχόν δεν βρίσκονται εντός του κτιρίου στο οποίο βρίσκεται το ακίνητο.
7. Η απόφαση για τελική επιλογή ακινήτου, τελεί υπό την αίρεση της συμμόρφωσης του ιδιοκτήτη με τις ελάχιστες απαιτήσεις των αρμόδιων αρχών, κατάλληλα βεβαιουμένων, συγκεκριμένα της Αστυνομίας, της Εθνικής Αρχής Ασφαλείας, του Τμήματος Επιθεώρησης Εργασίας, του Τμήματος Ηλεκτρομηχανολογικών Υπηρεσιών, της Πυροσβεστικής Υπηρεσίας, και του Τμήματος Δημοσίων Έργων της Κυπριακής Δημοκρατίας. Σε περίπτωση που απαιτηθούν αλλαγές στο ακίνητο για συμμόρφωση με τις προδιαγραφές των αρμόδιων αρχών της Κυπριακής Δημοκρατίας, αυτές θα πρέπει να διενεργηθούν πριν την υπογραφή της Συμφωνίας Ενοικίασης/ Παραχώρησης άδειας χρήσης, και το κόστος των αλλαγών/κατασκευών θα επιβαρύνει αποκλειστικά τον ιδιοκτήτη.
8. Η Επιτροπή Αξιολόγησης, προτού λάβει απόφαση για επιλογή ακινήτου, έχει το δικαίωμα να πραγματοποιήσει επιτόπιες επισκέψεις στα προσφερόμενα ακίνητα, ούτως ώστε να εξετάσει την καταλληλότητά τους σύμφωνα με τις υπό αναφορά ανάγκες. Κατά τις επιτόπιες επισκέψεις θα πρέπει ο Ιδιοκτήτης να δώσει πλήρη πρόσβαση στην Επιτροπή Αξιολόγησης και σε οποιουσδήποτε λειτουργούς συνοδεύουν αυτήν, από οποιαδήποτε τμήματα/Υπηρεσίες της Κυπριακής Δημοκρατίας.

 

ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟ ΜΕΡΟΣ

8. Στη Δήλωση Ενδιαφέροντος πρέπει να αναφέρεται το προτεινόμενο ενοίκιο/τέλος άδειας χρήσης ανά μήνα, ανά τετραγωνικό μέτρο και ανά κατηγορία, καθώς και το συνολικό ετήσιο ενοίκιο/τέλος άδειας χρήσης (€/τ.μ.). Σε περίπτωση επιπρόσθετης χρέωσης για τους χώρους στάθμευσης ή για αποθηκευτικούς χώρους, οι τιμές που θα προσφερθούν θα πρέπει να αναφέρονται ανά χώρο στάθμευσης.

9. Στο προτεινόμενο ενοίκιο/τέλος άδειας χρήσης θα περιλαμβάνεται και η συντήρηση που θα γίνεται στο ακίνητο και στο κτίριο στο οποίο βρίσκεται το ακίνητο. Στη συντήρηση θα περιλαμβάνονται τα εξής:

1. Εργασίες επιδιόρθωσης ζημιάς/φθοράς για ζημιές που οφείλονται σε φυσική φθορά και/ή για ζημιές για τις οποίες δεν υπέχει ευθύνη ο Ενοικιαστής/Αδειούχος Χρήσης.
2. Διατήρηση ακινήτου σε καλή και στέρεη κατάσταση.
3. Βαφή ακινήτου κάθε 4 (τέσσερα) χρόνια.
4. Καθαριότητα παραθύρων 1 (μία) φορά το χρόνο.
5. Επιδιόρθωση και συντήρηση των ηλεκτρολογικών/μηχανολογικών/υδραυλικών εγκαταστάσεων, ανελκυστήρων, συστημάτων ασφαλείας, καθώς και των καλωδιώσεων για τα τηλεφωνικά δίκτυα και ηλεκτρονικούς υπολογιστές.

10. Το ύψος του ενοικίου/τέλους άδειας χρήσης θα αξιολογηθεί από την Επιτροπή Αξιολόγησης σε συνεννόηση με τις αρμόδιες υπηρεσίες.

11. Ο Ιδιοκτήτης με δικά του έξοδα θα πρέπει να συνάψει και να διατηρεί σε ισχύ ασφαλιστική σύμβαση σε σχέση με το ακίνητο και το περιεχόμενό του έναντι κινδύνων πυρκαγιάς, καπνού, κεραυνού, πυρκαγιάς από βραχυκύκλωμα, ζημιών εξαιτίας πυρόσβεσης, έκρηξης λέβητα/υγραερίου, σεισμού, θύελλας και καταιγίδας, πλημμύρας ή άλλων θεομηνιών (Acts of God), πρόσκρουσης αεροσκαφών, οχλαγωγιών και αναταραχών, διαρροής νερού και καυσίμων, ευρείας έκρηξης, κλοπής κατόπιν διάρρηξης με παραβίαση, ζημιάς σε καλώδια και υπόγειες υπηρεσίες κοινής ωφελείας και φωτιάς ή άλλων ενδογενών αιτιάσεων που δημιουργούν πρόβλημα στη λειτουργικότητα και/ή  χρήση του ακινήτου από τον Ενοικιαστή/Αδειούχο χρήσης.

 

ΕΓΓΡΑΦΑ ΠΟΥ ΥΠΟΒΑΛΛΟΝΤΑΙ ΜΑΖΙ ΜΕ ΤΗ ΔΗΛΩΣΗ ΕΝΔΙΑΦΕΡΟΝΤΟΣ

12. Με τη Δήλωση Ενδιαφέροντος να υποβληθούν σε έντυπη μορφή δύο αντίγραφα των ακόλουθων εγγράφων:

• Τίτλος Ιδιοκτησίας
• Πιστοποιητικό Τελικής Έγκρισης ή Άδεια κτιρίου/ακινήτου με βάση τον περί Οδών και Οικοδομών Νόμο
• Άδεια Οικοδομής
• Άδεια Χρήσης του ακινήτου ως γραφειακού χώρου
• Αρχιτεκτονικά Σχέδια των κατόψεων/όψεων και τομών του ακινήτου και του κτιρίου επί του οποίου βρίσκεται το ακίνητο
• Κατάλογος Εμβαδών και Σχέδιο Εμβαδομέτρησης τόσο των ωφέλιμων χώρων ανά όροφο, όσο και των εμβαδών των αποθηκών τα οποία να συνάδουν με την υφιστάμενη κατάσταση
• Τοπογραφικό Σχέδιο στο οποίο να υποδεικνύεται η θέση του κτιρίου επί του οποίου βρίσκεται το ακίνητο
• Πιστοποιητικό Ενεργειακής Απόδοσης Κτιρίου επί του οποίου βρίσκεται το ακίνητο (τουλάχιστον Κλάσης Β)
• Ενυπόγραφη Δέσμευση/Δήλωση από συνιδιοκτήτες, σε περίπτωση που το ακίνητο έχει πέραν του ενός ιδιοκτήτη, για συγκατάθεση για την υποβολή της Δήλωσης Ενδιαφέροντος και δέσμευση για την υπογραφή του ενοικιαστηρίου εγγράφου/συμφωνίας παραχώρησης άδειας χρήσης από το Συνιδιοκτήτη.

 

ΓΕΝΙΚΕΣ ΣΗΜΕΙΩΣΕΙΣ

13. Σε περίπτωση που εγερθούν θέματα τα οποία δεν περιλαμβάνονται/επεξηγούνται στην παρούσα πρόσκληση, τότε η αρμόδια Επιτροπή η οποία ορίστηκε από τον Γενικό Διευθυντή του Υπουργείου Εξωτερικών, θα προχωρεί, εφόσον είναι αναγκαίο, σε διαβούλευση με τον Ιδιοκτήτη του ακινήτου για ρύθμιση τέτοιων θεμάτων.

14. Η παρούσα πρόσκληση μαζί με τα επισυνημμένα Παραρτήματα έχουν αναρτηθεί και στην ιστοσελίδα του Υπουργείου Εξωτερικών για μελέτη, ενώ για περαιτέρω πληροφόρηση και διευκρινίσεις μπορείτε να απευθυνθείτε στα τηλέφωνα 22651143 (κα Μαρία Κυπριανού) ή 22651170 (κα Μαρία Παπαδοπούλου).

15. Σημειώνεται ότι, οποιεσδήποτε άλλες προσκλήσεις προγενέστερες της παρούσας έχουν ακυρωθεί και οποιοσδήποτε ενδιαφερόμενος είχε εκδηλώσει το ενδιαφέρον του στα πλαίσια προηγούμενης προκήρυξης που αφορούσε το ίδιο θέμα, θα πρέπει, εάν ενδιαφέρεται, να εκδηλώσει εκ νέου το ενδιαφέρον του δυνάμει και στα πλαίσια της παρούσας πρόσκλησης.

16. Η απόφαση του Υπουργείου Εξωτερικών για τελική επιλογή ακινήτου τελεί υπό την αίρεση της συμμόρφωσης του Ιδιοκτήτη με τις ελάχιστες απαιτήσεις των αρμόδιων Αρχών, κατάλληλα βεβαιουμένων, συγκεκριμένα και μεταξύ άλλων, της Αστυνομίας, της Εθνικής Αρχής Ασφαλείας, του Τμήματος Επιθεώρησης Εργασίας, του Τμήματος Ηλεκτρομηχανολογικών Υπηρεσιών, της Πυροσβεστικής Υπηρεσίας και του Τμήματος Δημοσίων Έργων. Σε περίπτωση που απαιτηθούν αλλαγές στο ακίνητο για συμμόρφωση με τις προδιαγραφές των αρμόδιων Αρχών, αυτές θα πρέπει να διενεργηθούν πριν την υπογραφή της Συμφωνίας Ενοικίασης/Παραχώρησης Άδειας Χρήσης και το κόστος των αλλαγών/κατασκευών θα επιβαρύνει αποκλειστικά τον Ιδιοκτήτη.

17. Το Υπουργείο Εξωτερικών δεν δεσμεύεται να επιλέξει το ακίνητο το οποίο, νοουμένου ότι πληροί όλες τις προϋποθέσεις και προδιαγραφές, παρουσιάζει τη χαμηλότερη τιμή, αλλά η αξιολόγηση θα γίνει βάσει σχέσης τιμής–ποιότητας.

18. Το περιεχόμενο της Συμφωνίας Ενοικίασης/Παραχώρησης Άδειας Χρήσης, θα καθοριστεί επί τη βάσει των προτύπων Συμφωνιών της Νομικής Υπηρεσίας της Κυπριακής Δημοκρατίας.

 

ΤΡΟΠΟΣ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΔΗΛΩΣΗΣ ΕΝΔΙΑΦΕΡΟΝΤΟΣ

19. Η Δήλωση Ενδιαφέροντος πρέπει να απευθύνεται στην Εθνική Συντονίστρια Τριμερών Μηχανισμών και να υποβληθεί ηλεκτρονικά στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου makyprianou@mfa.gov.cy, το αργότερο μέχρι την 10η Ιανουαρίου 2022 και ώρα 13:00.

Η παρούσα πρόσκληση δεν δημιουργεί οποιαδήποτε δέσμευση του Υπουργείου Εξωτερικών έναντι οποιουδήποτε ενδιαφερομένου, είτε υποβάλει πρόταση είτε όχι. 

 

ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΕΞΩΤΕΡΙΚΩΝ

Λευκωσία, 29 Δεκεμβρίου 2021